Основные рабочие инструменты участников конференций являются микрофоны, а так же мониторы или экраны. При разработке проекта оснащения конференц зала необходимо учитывать площадь помещения, численность участников и специфику мероприятий. Но в большинстве случаев акустическое решение представлено настольными микрофонами, встраиваемыми в столешницу, либо автономными. Микрофоны, помимо основной задачи, могут выполнять и другие, например, оснащаются функцией запроса на выступление, системой голосования.
Для воспроизведения видео-презентаций самым популярным решением остаются проекторы и экраны. Управление материалом возможно с помощью обычного компьютера. При большом количестве участников, и соответственно их расположению, при необходимости устанавливаются дополнительные экраны, либо плазменные панели.